חיסכון בעלויות הדפסה וצילום







הקמת עסק חדש כרוכה במאמצים והשקעה רבים, אך מגלים לעתים כי דווקא ההוצאות השוטפות כדוגמת רכישת ציוד משרדי ותחזוקת המבנה תופסות נתח גדול מהמתוכנן. על כל עסק לחשוב ולתכנן על דרכים יצירתיות לחיסכון ולתכנן תוכנית שנתית ותקציב המתאים לצורכי ותפעול העסק אשר יהוו את הבסיס להצלחתו. כשהדרך הטובה כדי לנהל מעקב אחר ההוצאות של הציוד במשרד. על מנהלי רכש והגזברים למצוא את ההוצאות הקטנות המצטברות להוצאה גדולה. אחת ההוצאות הללו, אולי נראית קטנה וזניחה וכמעט לא מורגשת ביומיום היא אחת ההוצאות הגדולות בכל ארגון –  עלות הדפסות וצילומים.

למרות שלא לפני הרבה זמן העריכו מומחים כי כמות המסמכים המודפסים תרד, בפועל אין כמעט שינוי וכמות הפלט והניירת המודפסת והמצולמת בעסקים קטנים ובינוניים ממשיכה להיות גבוהה ויקרה. בכל משרד בין אם עסק קטן או ארגון ענק, ישנו מגוון של מיכון משרדי : מדפסות שונות, מכונות צילום, מדפסות משולבות, מגרסות ועוד. ועלויות ההדפסה והצילום מגיעות לאלפי שקלים בשנה.

ארגון שברצונו לחסוך בעלויות ההדפסה והצילום יכול לבצע מספר צעדים חשובים:

  • לעיתים עלות הדיו יקרה הרבה יותר מעלותה של המכונה עצמה. הימנעו ככל האפשר מהדפסת מסמכים במדפסות צבעוניות (לייזר ו/או הזרקת דיו). את הדפסות המסמכים המסיביות בצעו במדפסות לייזר או במכונות צילום משולבות אשר כמות האבקה במיכל הטונר שלהן מספיקה להדפסות רבות והיחס בין מחיר הטונר לכמות ההדפסה הוא הטוב ביותר. דאגו למקם אותה במקום מרכזי ולנתב אליה את כל ההדפסות.
  • מדפסות המאפשרות צילום משני צידי הדף מפחיתות בחצי את כמות חבילות הדפים שתרכשו בשנה. אם תשתמשו במדפסת המאפשרת הדפסה משני צידי הדף תחסכו בחצי את כמות הדפים. כמו כן בחירה בדפי צילום ממוחזרים, שעלותם נמוכה בהשוואה לדפים הרגילים, תוסיף גם היא להוזלה בשימוש. אל תתפשרו על איכות הנייר אך בהחלט אין צורך בנייר ממותג. רכישה בכמות מרוכזת תוזיל את המחיר באופן משמעותי.
  • דרך מומלצת לחיסכון בעלויות ההדפסה והצילום במשרד היא ע"י השכרת מדפסות הדבר מוביל לחיסכון משמעותי בהוצאות הדפוס מכיוון שבית העסק מקבל מדפסת חדשה בתשלום חודשי קבוע מראש, וכל ההוצאות על החומרים המתכלים הטונרים, על חלקי החילוף ועל השירות נכלל בתשלום החודשי.
  • כיום ניתן למצוא מכשירים משולבים- מדפסת מכונת צילום ופקס שיאפשרו לכם לעבוד במספר פלטפורמות שונות. אם במקום העבודה שלכם יש מספר רב של עובדים, כדאי להתאים את גודל ואיכות המכשיר בהתאם לאופי ולעומס העבודה הקיים ומביאים לחיסכון רב.
  • מדפסת דורשת חומרים מתכלים. במשרדים רבים מתבצעת ההזמנה באופן שגרתי וקבוע ע"י אותו ספק ללא בדיקה של עלויות או משא ומתן על המחיר. סקר שוק קצר יעלה כי ישנם ספקים נוספים המציעים את אותם המוצרים במחירים אטרקטיבים יותר. לכן מומלץ לבצע בדיקה תקופתית של עלויות החומרים בהם אתם משתמשים במשרד.
  • עובדים רבים משתמשים במדפסת לצרכים אישיים והעלויות יכולות להיות גבוהות מאוד. בקשו מעובדים לגלות הבנה ולהימנע מצילום והדפסות פרטיות מרובות מסמכים. הדפסת עבודות לילדים וספרי בישול המועברים במייל עולים לא מעט.
  • מומלץ לבדוק מראש כמה עולים המתכלים של המדפסת אותה אתם מעוניינים לרכוש. ישנם חלקים מתכלים אותם תצטרכו להחליף בעת תקלה אשר עלותם גבוהה מאד. בדקו אופציה להשתמש במתכלים ממוחזרים או תואמים, וזאת בתנאי שהם איכותיים. בשוק קיימים מתכלים ממוחזרים – חלקם טוב וחלקם באיכות ירודה.
  • הכירו את המדפסת או מכונת הצילום שלכם ובדקו בהגדרות אם מוצעת אופציה לחיסכון בדיו ואופציות נוספות שיעזרו לכם לחסוך בעלויות. שנו את ההגדרות על פי בחירתכם ולפי העדפותיכם.