אי אפשר לחשוב כיום על משרד, אשר לא זקוק למדפסת אחת לפחות שתהיה בשטחו. יש משרדים ביתיים שבהם מדבור על מדפסת אחת בלבד, ויש משרדים שבהם מדובר על 9 מדפסות לפחות בסדר גודל תעשייתי – אולם בכל מקרה, אתם תמיד זקוקים למדפסת. בחירת מדפסת למשרד שלכם היא לא בהכרח בחירה קבועה. במדריך זה נסביר לכם איך לחשב את העלויות והתועלת שברכישת המדפסות השונות, כדי שאתם תבינו מהו הסוג אשר מתאים יותר מכל לאופי המשרד שלכם, כך שתקבלו את הבחירה המתאימה ביותר.
מהם הפרמטרים בבחירת המדפסת למשרד?
- הכירו את הסוגים – קודם כל, צריך להבין מהם שני הסוגים הנפוצים ביותר. סוג אחד, הוא מדפסת הזרקת דיו. זוהי המדפסת שמשתמשת בטכנולוגיה מוכרת יותר ובסיסית יותר – יש לה ממש ראשי דיו בצבעים שונים (או רק בשחור) כדי ליצור את ההדפסות השונות. היתרון כאן הוא לרוב בכך שהמדפסות הללו עשויות מרכיבים זולים יותר והטכנולוגיה שלהן פשוטה יותר, ולכן המחיר שלהן הוא נמוך יותר. מול אלו, יש את האפשרות לרכוש מדפסת לייזר – שפועלת על טכנולוגיה אחרת לגמרי של קרן לייזר שיוצרת משטח מגנטי שמושך אליו את החומרים שנמצאים בטונרים. מדפסות הלייזר הן יקרות יותר ממדפסות להזרקת דיו – אך יש להן כמובן יתרונות אחרים. יש כמובן גם מדפסות מסוגים אחרים כמו מדפסת ייעודיות לצרכים ספציפיים של משרדים שיודעים ממילא שזו האפשרות היחידה שלהם.
- עלויות שוטפות – מבחינת העלויות השוטפות, החזקת מדפסת לייזר נחשבת לרוב משתלמת יותר ממדפסת הזרקת דיו, אבל זה תלוי בתדירות ההדפסה שלכם! אם אתם למשל משרד שבו מדפיסים בערך מסמך פעם אחת ביום – ככל הנראה אין שום טעם ברכישה של מדפסת לייזר ויש עדיפות ברורה למדפסת הזרקת הדיו שמחירה הראשוני נמוך יותר, וממילא הפעם הבאה שבה אתם תצטרכו לקנות ראשי דיו תהיה בעוד זמן רב. לעומת זאת אם אתם מדפיסים 40 דפים ביום – מדפסת הלייזר כבר הרבה יורת נחוצה לכם שכן אורך החיים שלה ומשך הזמן שבו הטונרים עובדים ללא החלפה הוא ארוך יותר.
- איכות – בהכללה אפשר לציין שהאיכות של מדפסת לייזר היא גבוהה יותר מזו של מדפסות להזרקת דיו, ומדפסות הלייזר עובדות לתקופה ארוכה יותר. יתרה מזו, בזכות הטכנולוגיה שלהן, למדפסות הלייזר יש דרכים טובות יותר להתמודד עם הדפסה של מסמכים רבים בבת אחת – ובעוד שהדפסה של 100 עמודים במכה היא משימה שפוטה יחסית למדפסת הלייזר, הרי שבמקרה של מדפסת הזרקת דיו – היא תתקשה בכך באופן יחסי.
אז מה המסקנה?
בסופו של יום, הכל תלוי בתדירות השימוש שלכם במדפסת במשרד! רוב המשרדים בוחרים כיום במדפסות לייזר משום שאפילו במשרדים קטנים יחסית המדפסת היא מוצר שעושים בו שימוש תכוף ויומיומי, ויש העדפה ברורה להשקיע עוד כמה מאות שקלים במוצר שיישאר יותר זמן ויעמוד ביותר משימות הדפסה. אם המדפסת היא לא מכשיר חשוב כל כך והיא רק שמורה לגיבוי או למשימות הדפסה פשוטות – אפשר בהחלט לשקול רכישה של מדפסת הזרקת דיו.