מדפסות לעסקים – כיצד בוחרים?

המדפסת היא מכשיר אלקטרוני חשוב במיוחד בעסקים קטנים כגדולים כאחד, והודות להן ניתן לשמור מסמכים חשובים ולגבות מידע על מנת שלא ילך לאיבוד. מגוון רחב של סוגים ודגמים של מדפסות עשוי להוביל לבחירה קשה ומבלבלת.

העולם אמנם הופך אט אט לדיגיטלי יותר, ירוק יותר כזה שעושה פחות שימוש בנייר והדפסות, אך עדיין כל עסק, חברה או ארגון נזקקים לשרותי דפוס ולמדפסת בעסק. תהליך ההדפסה כיום אינו דומה לתהליך ההדפסה בעבר. ההתפתחות הטכנולוגית שחלה בתחום המדפסות הובילה ליצירת שפע מדפסות משוכללות בעלות מגוון רחב של פונקציות והפכה את תהליך ההדפסה למהיר ואיכותי במיוחד.

למה עדיין זקוקים למדפסת בעסק?

בחירת מדפסת לעסק היא אחת ההחלטות החשובות, אך לא תמיד מתקבלת הבחירה הנכונה, בעיקר בשל חוסר הבנה בתחום. לכל עסק יש צורך ושימוש שונה במדפסת. עסק הכולל עשרות עובדים יזדקק ליותר ממדפסת אחת ועם ביצועים שונים מעסק הכולל מספר מצומצם של עובדים.

השאלה הראשונה שצריך לשאול היא האם מדובר במשרד עו"ד עם פקידה אחת, או משרד רואה חשבון עם שישה עובדים ויותר. היקף ההדפסה משפיע גם על תחזוקת המדפסת ועל המחיר אותו תשלמו בשימוש עתידי, בעיקר בכל הקשור לחידוש מלאי דיו או טונר למדפסת. המדפסת האידיאלית לעסק שלכם היא זו שיכולה להתמודד עם מספר רב של עמודים, שמציעה עלות הפעלה משתלמת ולא דורשת החלפת דיו בתדירות גבוהה.

מדפסת הזרקת דיו מול מדפסת לייזר – מה יותר כדאי?

בשוק המדפסות קיימים שני סוגים מרכזיים של מדפסות. הסוג הראשון הוא מדפסות הזרקת דיו, המבוססות על מחסניות של דיו נוזלית, המועברת לדף על ידי עשרות או מאות "מזרקים" או תותחים זעירים באמצעות חימום או לחץ גבוה. מדפסת הזרקת דיו מתאימה בעיקר למשרדים ועסקים קטנים, אך פחות אמינה ויעילה בהדפסה של כמויות גדולות זאת בשל עלויות הדיו.

היתרונות של מדפסת הזרקת דיו על פני לייזר כוללים פשטות הפעלה, והתחלת הדפסה מיידית, יכולת להדפיס על חומרים שונים כמו למשל דפי כרומו או בדים, מדפסת קומפקטית וקטנה מאד, מחיר התחלתי נמוך במקרים ואין צורך הריבוי הדפסות ואיכות הדפסה גבוהה לתמונות.

הסוג השני הוא מדפסות לייזר, שעובדות על קרן לייזר ועל טונרים. מדפסות לייזר מאופיינות במהירות הדפסה גבוהה ובהדפסה ברזולוציות גבוהות, זאת הודות לשימוש עם טונר למדפסת. מדפסת לייזר מתאימה לרוב העסקים, ההדפסה במדפסת לייזר חסכונית יותר בהשוואה לעלויות ההדפסה במדפסות דיו כאשר מדברים על כמות גדולה של הדפסות, הן אמינות ומדפיסות במהירות גבוהה.

מדפסות משולבות – פתרון חכם לעסקים קטנים

אם אתם עסק קטן והמשרד הוא אצלכם בבית או קיימת אצלכם מגבלה של מקום כדאי שתכירו את הקונספט של מדפסות משולבות. מדובר במדפסת הכוללת תכונות נוספות כגון צילום, פקס, סריקה ושליחת מייל וכל זאת תחת מכשיר משוכלל אחד. כיום יותר ויותר בתי עסק בוחרים במדפסות משולבות בשל היתרונות הקיימים במכשיר.

מעבר לחיסכון בשטח ובמקום יקר, רוב המדפסות המשולבות מגיעות עם חיבור אלחוטי למחשב, עם מזין מסמכים אוטומטי ושלל פיצ'רים טכנולוגים מתקדמים. מכונת הצילום הטובה והמתאימה ביותר לצרכי העסק שלכם יכולה לסייע להגדיל את תפוקת העובדים ולשפר את היעילות של הפעילות השוטפת.

מהירות ונפח עבודה – כמה חשוב זה באמת?

אחד השיקולים המרכזיים בבחירת מדפסת הוא מהם הצרכים שלכם מבחינת מהירות עבודה. מכונת צילום שלא מצליחה לעמוד בקצב ההדפסות המופקות במשרד עלולה לעכב את העבודה. לכן, חשוב לקחת בחשבון את נפח ההדפסה המבוצע ואת מהירות ההדפסה הנדרשת בעסק שלכם.

מהירות זו נמדדת לפי מספר עמודים לדקה או לפי מספר צילומים לדקה. נכון להיום, מהירות מכונות הצילום בשוק נעה בין 25 ל-65 עמודים לדקה. אם נפח ההדפסה בעסק שלכם הוא גבוה, בחרו במדפסת עם מספר עמודים גבוה לדקה. בנוסף, יש מדפסות מתקדמות שיכולות להתמודד טוב יותר ממדפסות אחרות עם נפחי הדפסה גדולים מאוד.

התאמה לשטח המשרד ולצרכי העובדים

מדפסות מסוימות הן אולי מגושמות וגדולות מדי לשטח המשרד שלכם. בסופו של דבר, אתם אמורים להציב אותה בפינה שתהיה נגישה לכל העובדים. לכן, חשוב לוודא קודם כל מהו גודל השטח הפנוי במשרד שבו תציבו את מכונת הצילום החדשה.

נושא נוסף הוא עד כמה המכונה ידידותית למשתמש. מכונות הצילום אמורות לשרת במשרד מגוון רחב של אנשים ולא כולם מתמצאים היטב בתחומים טכנולוגיים. לכן חשוב, שמכונת הצילום תהיה קלה ונוחה להפעלה, שתהיה לה תצוגה ברורה, תפריט קל להבנה וגישה מהירה לפונקציות העיקריות שלה.

המלצות סופיות לבחירה נכונה

לפני קניית מדפסת לעסק קטן יש לפעול לפי מספר עקרונות בסיסיים. ראשית, אפיון צרכים וגיבוש תקציב ראשוני לקניית המדפסת. שנית, עריכת סקר שוק והשואה בין הדגמים השונים. שלישית, בחירת מדפסת חסכונית בדיו ונוחה לשימוש. לעסק קטן או בינוני ניתן לבחור במדפסת לייזר או במדפסת משולבת, צבע או שחור לבן בהתאם לדרישות והאפיון שעשיתם.

בסופו של יום, הכל תלוי בתדירות השימוש שלכם במדפסת במשרד. רוב המשרדים בוחרים כיום במדפסות לייזר משום שאפילו במשרדים קטנים יחסית המדפסת היא מוצר שעושים בו שימוש תכוף ויומיומי, ויש העדפה ברורה להשקיע עוד כמה מאות שקלים במוצר שיישאר יותר זמן ויעמוד ביותר משימות הדפסה.