פתרונות הדפסה חסכוניים: מקסום יעילות עם מכונות צילום משרדיות

משרדים וחברות מחפשים כל הזמן פתרונות לייעל את תהליכי ההדפסה והצילום, למצוא פתרונות הדפסה חסכוניים ולמקסם את היעילות של מכונות הצילום המשרדיות.

גם אם התחזיות צופות כי ההדפסה תצטמצם עם השנים, המציאות מלמדת אחרת – כמות הפלט והניירת המודפסת והמצולמת בעסקים קטנים ובינוניים ממשיכה להיות גבוהה ויקרה. מחקרים מראים כי ארגונים מוציאים בממוצע 1-3% מההכנסות השנתיות שלהם על הדפסה וניהול מסמכים.

החוכמה היא – לנקוט בכל הצעדים הללו מבלי להתפשר על איכות ההדפסה ועל צרכי המשרד היומיומיים. נקיטת אמצעים אלו ושימוש באסטרטגיות חיסכון יכולים להוביל את העסק לחיסכון משמעותי בתחום זה ולפרודוקטיביות טובה הרבה יותר.

איזון בין עלויות ההדפסה לבין הצורך בהדפסה וצילום של מסמכים איכותיים מחייב כל עסק להעריך את נפח כמות ההדפסה שלו ואת סוגי עבודות הדפסה השכיחות בו. עסק שיקבל החלטות מושכלות שמתאימות למגבלות התקציביות שלו וכן לדרישות ההדפסה, הינו עסק חכם שיודע לחסוך במשאביו.

טיפים חשובים לפתרונות הדפסה חסכוניים

הדפסה דו צדדית

אחת הדרכים הקלות ביותר לחסוך בעלויות ההדפסה היא הדפסה דו-צדדית. בהדפסה דו צדדית מדפיסים על שני צידי אותו הנייר ולא לוקחים דף אחר כדי להמשיך ולהדפיס את אותו המסמך. הצעד הפשוט הזה יכול לחסוך משמעותית בהוצאות רכישת הנייר במשרד.

מדפסות המאפשרות צילום משני צידי הדף מפחיתות בחצי את כמות חבילות הדפים שתרכשו בשנה. כמו כן בחירה בדפי צילום ממוחזרים, שעלותם נמוכה בהשוואה לדפים הרגילים, תוסיף גם היא להוזלה בשימוש.

ניתן לבצע הדפסה דו צדדים באחת מהדרכים הללו:

• להוציא הדף ולהפוך אותו לצד השני כשהמודפס בו פונה למטה
• דרך נוחה הרבה יותר ושיכולה לחסוך גם זמן באם מדובר על כמות גדולה של הדפסה היא לשנות את הגדרות המדפסת ל"הדפסה דו-צדדית" באופן ידני בכל פעם שרוצים להדפיס או עדיף – להגדיר "הדפסה דו-צדדית" כברירת מחדל

כיוון המדפסת למצב הדפסה חסכוני – אקו (ECO)

כשמגדירים את המדפסת למצב ECO היא "יודעת" שעליה להפחית את זרימת כמות הדיו בעת ההדפסות. פעולת המדפסת בצורה זו חוסכת הן בנייר והן בדיו. ניתן להשתמש באופציה של דירוג צבע וחיסכון בדיו שנמצאת בהגדרות המדפסת, כדי שזו תפחית את כמות הצבע המנוצל בכל הדפסה.

בחירת המדפסת הנכונה

סוג המדפסת משפיע בצורה משמעותית על עלויות ההדפסה. מומלץ לרכוש מדפסת לייזר להוזלת עלויות ההדפסה – ישנן מדפסות זולות יותר ממדפסת לייזר, אבל הוצאת הדיו הצבעוני שלהן היא יקרה ולכן רכישתן למשרד אינה משתלמת.

כשמחפשים מכונות צילום משרדיות חשוב לבחור מראש במדפסת חסכונית באנרגיה, שמשתמשת במחסניות דיו או טונרים חסכוניים של דיו כדי להוציא צילומים והדפסות. בעת בחירת מכונות צילום משרדיות חשוב לקחת בחשבון מהו המכשיר המתאים ביותר לפעילות המשרדית ולהיקף הצילומים וההדפסות הנדרשים.

לפני הקנייה חשוב גם להיות מודעים לעלויות ארוכות טווח הכרוכות במדפסת, כגון: חומרים שמתכלים, עלות הדיו, עלות התחזוקה וצריכת האנרגיה שלה.

מדפסת צבעונית או שחור לבן?

אם מדפיסים במשרד מסמכים או צילומים בעיקר בשחור לבן אין צורך להשקיע יותר תקציב ולקנות מדפסת צבעונית. במקרה כזה מתאימה יותר מדפסת שחור-לבן שעלותה נמוכה יותר.

לעיתים עלות הדיו יקרה הרבה יותר מעלותה של המכונה עצמה. הימנעו ככל האפשר מהדפסת מסמכים במדפסות צבעוניות (לייזר ו/או הזרקת דיו). הפעילו שיקול דעת אלו מסמכים אינכם חייבים להדפיס בצבע.

אופציית השכרת מדפסות

דרך מומלצת לחיסכון בעלויות ההדפסה והצילום במשרד היא השכרת מדפסות. ההשכרה מוביל לחיסכון משמעותי בהוצאות הדפוס מכיוון שבית העסק מקבל מדפסת חדשה בתשלום חודשי קבוע מראש, וכל ההוצאות על החומרים המתכלים הטונרים, על חלקי החילוף ועל השירות נכלל בתשלום החודשי.

כמו כן, השכרה של מדפסת למשרד יוצרת חיסכון משמעותי בהוצאות הדפוס של המשרד, משום שכל ההוצאות על הדיו נכללות בתשלום החודשי.

דיגיטציה וניהול מסמכים דיגיטליים

עוד דרך מומלצת לחסוך בעלויות ההדפסה ולמקסם את יעילות מכונות צילום היא לעבוד באופן דיגיטלי ומקוון בתדירות גבוהה יותר: לאחסן מסמכים בענן, ליצור רשת מחשבים במשרד, לעשות שיתוף במסמכים דרך המייל בין העובדים וכדו'. העבודה במשרד עם רשת מדפסות, אחסון וגיבויים בענן יכולים לשפר מהותית את העלויות.

פתרונות Follow-Me Printing מונעים בזבוז של הדפסות שנשכחו, בעוד מערכות סריקה וארכוב דיגיטלי מפחיתות את הצורך בהדפסות פיזיות. לא להדפיס את מוצרי השיווק והפרסום במדפסת שבמשרד, אלא לתת את החומר השיווקי לחברת הפרסום או לבית דפוס.

הורדת איכות ההדפסה

דרך הגדרות מכונת הצילום וההדפסה ניתן להפחית במקצת את איכות ההדפסה כדי לחסוך בדיו. הורדת איכות ההדפסה אינה משפיעה בצורה מהותית על הדפסה או על צילום מסמכים, אך כן יכלה להיות מורגשת בתמונות.

ניהול חכם של מתכלים

לא להחליף באופן מידי את מחסניות הדיו או הטונרים כאשר מתקבלת הודעה שהם ריקים – ניתן להוציא אותם ממקומם, לנער אותם כדי לשחרר צבע שנצמד לדפנות ואז להחזירם למכונה. כך ניתן להדפיס בהם עוד תקופת מה עד שייגמרו לחלוטין.

מומלץ לבדוק מראש כמה עולים המתכלים של המדפסת אותה אתם מעוניינים לרכוש. ישנם חלקים מתכלים אותם תצטרכו להחליף בעת תקלה אשר עלותם גבוהה מאד. בדקו אופציה להשתמש במתכלים ממוחזרים או תואמים, וזאת בתנאי שהם איכותיים.

תחזוקת המדפסת

הקפדה על תחזוקה שגרתית ומוקפדת של מכונות הצילום המשרדיות בהתאם להמלצות היצרן הינה הכרחית לחסכון בשימוש בהן. תחזוקה שוטפת מורידה את הסיכון להתפתחות תקלות, להחמרת תקלות קיימות ולתיקון ללא דיחוי של בעיות שמתגלות. כל אלו יכולים לחסוך למשרד הוצאות בטווח המיידי והרחוק יותר.

מה מידת התחזוקה של המדפסת – האם במשרד שומרים על בדיקה תקופתית של המדפסת ועל תחזוקה נכונה שלה? מדפסת שאינה תקינה עלולה לשבש את כמויות הצבע הנשלחות להדפסה.

מעקב אחרי שגרת ההדפסה של העובדים

סעיף זה הינו חשוב במיוחד, כי חלק מהבזבוז הכספי הכרוך בצילומים, סריקות והדפסת מסמכים יכול להיגרם בשל התנהגות הדפסה לא חסכונית של העובדים, כמו למשל: ביצוע הדפסות שלא לצורך, במקום למשל להעביר את המסמכים דרך המייל.

עובדים רבים משתמשים במדפסת לצרכים אישיים והעלויות יכולות להיות גבוהות מאוד. בקשו מעובדים לגלות הבנה ולהימנע מצילום והדפסות פרטיות מרובות מסמכים. הדפסת עבודות לילדים וספרי בישול המועברים במייל עולים לא מעט.

במשרד שבו יש קוד משתמש לכל עובד הניגש למכונת הצילום, ניתן לאתר את העובדים הבעייתיים ולדבר אתו על התנהלותם. ניתן למנות מישהו מצוות המשרד שיהיה אחראי לפיקוח ולמעקב על השימוש במדפסת.

לסיכום, ניתן בהחלט למקסם את יעילות מכונות הצילום ולמצוא פתרונות הדפסה חסכוניים שיקטינו את התקציב המשרדי המוקדש לנושא ההדפסה והצילום – כל עוד תקפידו על ההמלצות שקראתם למעלה.

אופטימיזציה של מערך המדפסות היא תהליך מתמשך הדורש תכנון מדוקדק, מעקב צמוד והתאמות תקופתיות. ההשקעה בתחום זה מניבה לא רק חיסכון כספי משמעותי, אלא גם תורמת לשיפור היעילות התפעולית ולהגנה על הסביבה. המפתח להצלחה טמון בגישה מערכתית המשלבת טכנולוגיה מתקדמת, מדיניות ארגונית חכמה והדרכת עובדים מתמשכת.