אתגר מרכזי וחשוב בכל משרד ניתן לתיאור בשאלה, כיצד ניתן לפעול ביעילות ויחד עם זאת גם לחסוך בהוצאות. בזכות טכנולוגיות חכמות, ניתן כיום לנהל את המשרד באופן נכון יותר, יעיל יותר ולא פחות חשוב – גם הרבה יותר חסכוני. בחירה במכונה ייעודית לצילום, למשל, כזאת שיכולה להתחבר לרשת המשרדית, תוכל לאפשר גם לכם לחסוך כסף. ככל שהשימוש במכונת הצילום רחב יותר, כך ניתן להוביל לחיסכון ניכר יותר בעלויות השוטפות.
מכונות משולבות עם חיבור לרשת
כיצד יכולה מכונת צילום הניתנת לחיבור לרשת לחסוך לכל משרד בעלויות המשתנות? קודם כל, הדבר מתבצע בזכות העובדה שיש כיום מכונות שפשוט נותנות יותר – יותר ביצועים בפחות זמן. מלבד היכולת לחבר אותן לרשת, ובכך לאפשר להן לפעול ביעילות ולשמש יותר עובדים בעת ובעונה אחת, יש להן גם יכולת לספק מענה רב תחומי וזריז במיוחד.
איזה מענה רב תחומי יכולה לספק מכונה משולבת? ניתן למצוא דגמים איכותיים מאוד במחירים סבירים ביותר, שיכולים לשחרר את המשרד מתלות במכשיר פקס נפרד. יש גם מכונות צילום שיכולות ללא כל קושי גם לצלם, גם לשמש כמכשיר פקס לכל דבר וגם לבצע את כל ההדפסות שזקוקים להן במסגרת העבודה השוטפת. ישנם דגמים שללא קושי רב ניתן לשלבם ברשת משרדית, לחבר אותם לתשתית תקשורת קיימת, וכל זאת ללא צורך בהכנות מיוחדות.
מה עוד כדאי לדעת בעניין זה? למשל, שיש מכונות יעילות שיכולות להחליף אפילו שתי מכונות מיושנות ויותר. הכיצד? במכונות הללו ניתן למצוא מגשים נפרדים להטענת גיליונות נייר מגוונים. באופן זה תוכל אותה מכונה לספק צילומים והדפסות בגדלים שונים, לצרכים שונים ואפילו בעת ובעונה אחת.
הדפסות וצילומים חסכוניים במיוחד
כאשר בוחרים לחבר מכונת צילום לרשת המשרד בכדי ליהנות מחיסכון ניכר בעלויות, כדאי לשים לב לאופן שבו פעולת המכונה. מכונות חסכוניות במיוחד ניכרות בפונקציות של הדפסה וצילום תוך חיסכון בדיו או בטונר. כדאי גם לשים לב למהירות ההדפסה האפשרית, במיוחד כאשר מדובר במשרד גדול יחסית או כאשר ידוע שנפח ההדפסות או ההעתקות ניכר.
חשוב שתהיה למכונה אפשרות לבחור בצילום ברמות שונות של איכות, כדי שמסמכים או תיעוד חשובים יותר יופקו בתוצאה מכובדת וברזולוציה גבוהה יותר. בחירה ברזולוציה ובאיכות נמוכים יותר תתאים מאוד כאשר מדובר במסמכים שוטפים, יום יומיים: דוחות שגרתיים, למשל. כך, שליטה במהירות ובאיכות ההדפסה תאפשר להוביל לחיסכון משמעותי בעלויות.