כל עסק וכל ארגון, זקוק ואף מחוייב (על מנת לוודא שאכן הפעילות והעבודה תתבצע על הצד הטוב ביותר), להעמיד לרשות העובדים מדפסת. ישנם ארגונים הנדרשים למספר מדפסות ומדפסות עם יכולות שונות וישנם אשר יסתפקו במדפסת משולבת אחת. המדפסות, הינן מכשיר אלקטרוני לכל דבר ועניין ולכן יש לדאוג לתחזוק ועדכון נכון. כמו כל מכשיר טכנולוגי, ישנם עדכונים ושינויים ולכן חשוב להקפיד על עדכון קבוע של המדפסות.
ראשית: סוגי מדפסות
- מדפסות משולבות – סוג זה של מדפסות הינו רב תכליתי ולהן מספר שימושים. מעבר להדפסה המוכרת, המדפסות משמות גם כמכונת צילום של מסמכים, סורק המייצא קובץ תמונה או PDF ויכול לשלוח ישירות למייל הנמען או למחשב ובנוסף כמכשיר פקס. שילוב כל פונקציות אלו הוא מה שהופך את המדפסות המשולבות למכונה רב תכליתית המצליחה לספק מענה לכל פונקציות אלו במכשיר אחד ולייתר את הצורך ברכישת פקס או סורק בנוסף.
- מדפסת הזרקת דיו – עלות המדפסות הזו נחשבת נמוכה וזו המדפסת המוכרת ביותר. החיסרון של המדפסות הוא הצורך בהחלפת דיו אך ישנם מספר מנגנוני חיסכון כגון הדפסת טיוטה המצליחה לחסוך מעט במשאבים.
- מדפסת לייזר מונוכרומית – מדובר במדפסת בצבע שחור לבן בלבד שנועה להיות "חיית עבודה". מדפסות השכיחות בעיקר בסביבה העסקית, במיוחד בשל העלויות הנמוכות להדפסה.
- מדפסת לייזר צבעונית – מדפסת בצבע בעלת יכולות הדפסה גבוהות יותר אך מעט יקרה יותר. כל דף עובר דרך תוף הטונר ומופק דף צבעוני באיכות גבוהה.
- מדפסת פוטו – שמה השני של מדפסת זו הוא מדפסת אידוי צבע ומדובר במדפסת האיכותית והיקרה ביותר שכן הדף המתקבל הוא ברמה הגבוהה ביותר.
תחזוקה שוטפת ונכונה יכולה להאריך את חיי המדפסת
אחד מהדברים החשובים ביותר שיש לעשות על מנת לדאוג לשמירה על איכות ומצב המדפסת, ואין זה משנה באם מדובר על מדפסת ביתית או משרדית, היא לדאוג לעדכן את הדרייברים של המדפסות. יצרני המדפסות השונות, משכללוים את המדפסות והשירותים שלהם בכל יום, על מנת ליהנות מהתוצאות הטובות ביותר, עדכון הדרייברים במועד המוצע על ידי היצרן, חשוב מאוד. את ההודעה על העדכון נקבל ישירות במדפסת או בכל דרך בה יבחר היצרן לשגר אותה ומומלץ לבצע זאת בהתאם להמלצות. חשוב לדעת: לעיתים כאשר ישנה תקלה במדפסת, עדכון הדרייברים יוכל לטפל בתקלה מבלי הכאב ראש בהזמנת טכנאי. התקשרו אל המוקד הטכני ושירות הלקוחות של המדפסת שרכשתם, תארו את הבעיה ומשם המומחים כבר ידעו מה להמליץ לכם לעשות.
לסיכום, תחזוק נכון של מדפסות הארגון, יתרום לחיי המדפסת ויאריך אותם. בנוסף, החיסכון במשאבים יגדל ולכן מדובר על יתרון אחד גדול עליו אסור, לאף ארגון, לוותר. בנוסף, חברות המדפסות, משכללות את המוצרים שלהם על בסיס קבוע וחוסר עדכון של הדרייברים, עלול להשאיר את המדפסת שלכם מאחור.