מדפסות מהוות חלק אינטגראלי מהתנהלות עסקים מכל תחום ובכל סדר גודל, ומוצעות כיום במגוון גדול של טכנולוגיות, דגמים ומחירים. לכל מדפסת חסרונות, יתרונות ותכונות אופייניות, ואת הנתונים חשוב להכיר לפני שבוחרים מדפסת למשרד.
הגדרת ייעוד המדפסת
מדפסות משמשות בימינו לעבודה שוטפת במשרדים הנדרשים להדפסת שחור לבן וצבעונית, וזאת בנוסף על אפשרויות שקיימות במדפסות רבות כמו צילום מסמכים, קבלת פקסים וסריקה. כמו כן, עם מדפסות משוכללות ועכשוויות בעלות רזולוציה גבוהה ויכולת להדפיס על סוגים שונים של ניירות, ניתן להדפיס מוצרי ניירת שונים כדוגמת הדפסת מעטפות או הדפסת כרטיסי ביקור. לכן בטרם בחירת המדפסת חשוב להגדיר את היעדים והשימושים עבורה, את איכות ההדפסה ותדירות וכמות ההדפסות הנחוצות באופן שוטף. בהתאם להגדרות יש לבחור את סוג המדפסת הדרוש.
הכרת סוגי המדפסות בשוק
לאחר הגדרת מטרות המדפסת יש להכיר את סוגי המדפסות העכשוויות לשימוש משרדי, ולבחור במדפסת מתאימה השייכת לחברה ידועה ומסופקת על ידי גוף אמין ומוכר. בשוק קיימים שלושה סוגי מדפסות נפוצים:
- מדפסת הזרקת דיו – מדפסות צבעוניות הפועלות עם ראש דיו ומיועדות למשרדים שנדרשים לכמויות קטנות של הדפסות
- מדפסת לייזר – פועלות עם טונרים, מספקות הדפסות בשחור-לבן או צבעוני, ומתאימות לעסקים הנדרשים לכמות גדולה של הדפסות
- מדפסת משולבת – מדפסת המשלבת בתוכה גם מכונת צילום, סורק ופקס, מה שחוסך לעסק במקום ובעלויות רכישת ציודים נוספים.
תכונות נוספות שיש לבדוק
חשוב לדעת כי כל סוג של מדפסת מסופק בקשת רחבה של דגמים, הנבדלים זה מזה בתכונותיהם. לכן, בעת רכישת מדפסת יש לבדוק את התאמת סוג המדפסת והדגם לצרכי המשרד:
- יכולת ההספק – חוזק המדפסת, הספק הדפסתה ומהירות עבודתה משתנים בין הדגמים. יש לבחור במדפסת המסוגלת לעמוד בכמות ההדפסות הנחוצה למשרד.
- כרטיס רשת מובנה במדפסת מאפשר לתקשר בין המדפסות השונות שבעסק.
- פונקציות קיימות – יש לבדוק את סוגי הפונקציות במדפסת ואת התאמתם לצרכי העסק.
- שירותי תחזוקה ותיקון – מומלץ לרכוש מדפסת משרדית של חברה ידועה ואמינה המעניקה שירותי תחזוקה ותיקון מהירים ויעילים.
עלות המדפסת
בשנים האחרונות ירדו מחירי מדפסות באופן משמעותי, ולמעשה כל משרד יכול להרשות לעצמו לרכשן. יחד עם זאת, חשוב לבחור במדפסת מדגם ידוע באיכותו ובאמינותו, גם אם המשמעות היא לשלם קצת יותר. זאת מאחר שבטווח הארוך מדפסת טובה המספקת הדפסות איכותיות, בתפוקה נחוצה עם מעט תקלות, מהווה השקעה חכמה ועדיפה.
המאמר נכתב על ידי חברת אלפא צ'ק המספקת פתרון לניירת משרדית כגון הדפסת צ'קים, כרטיסי ביקור ומעטפות משרדיות.