במרבית המקרים האנשים אשר מעוניינים לחסוך הדפסות רבות של מסמכים יהיו חברות גדולות, בינוניות או קטנות (פחות אנשים פרטיים אשר מדפיסים מספר מסמכים בביתם) אשר מנסות לייעל את עבודתן, לשמור על הסדר, לחסוך בהוצאות ואף לשמור על הסביבה.
כדי להצליח לחסוך בהדפסת המסמכים ניסו לא מעט חברות להחליף את המדפסות האישיות במדפסות לכל מחלקה. כמו כן, קבעו החברות הללו כי ניתן להדפיס מסמכים רק במהלך שעות העובדה. בתחילת הדרך חלה הפחתה בכמות ההדפסות אך בהמשך התגלה כי הדבר לא סייע במאום ומספר ההדפסות נותר כשהיה.
אז מה אפשר לעשות כדי לחסוך?
הפסיקו להעמיס על המדפסות
אתם עובדים בארגון או חברה כלשהי ומעניינים לחסוך בכמות ההדפסות מומלץ עבורכם שלא להעמיס על המדפסות יותר מידי- כאשר מעמיסים על המדפסות נוצרות ערמות של מסמכים ובמידה והמסמכים אינם נלקחים במהירות מתקשים העובדים למצוא את המסמכים שהודפסו ומדפיסים הכל מחדש- דבר אשר גורם לבזבוז דיו, בזבוז דפים וגורם לבלגן מיותר אשר פוגע בעבודה.
מה רע בצד השני?
דרך נוספת אשר תוכל לסייע לחברה לחסוך בהדפסת מסמכים תהיה להדפיס את המסמכים על שני צידי הנייר במקום להדפיס את הכתוב רק על צד אחד- בצורה זו יהיה ניתן לחסוך את כמות ההדפסות בכ- 50%! מדובר על חיסכון משמעותי ביותר.
התמונה הזו שייכת לעבודה?
כמו כן, יש לדאוג לבקרה מסודרת אשר תגביל את מספר הדפים שהמדפסת מדפיסה. בצורה זו יהיה ניתן למנוע מצבים בהם העובדים מדפיסים עבודות פרטיות של האוניברסיטה, מכתבים, תמונות מטיולים או אירועים משפחתיים וכו'- דבר אשר גורם לחברה לבזבז נייר ודיו. על ידי הסברה מסודרת והבהרה כי במידת הצורך ניתן לפנות אל מכון העתקות וכן מכון אשר מבצע הדפסת תמונות באופן פרטי יהיה ניתן לשים את הגבול.
מערכות ייעודיות לבקרה על המסמכים
כדי להצליח לבצע את החיסכון ניתן להיעזר מערכות ייעודיות אשר מספקות שליטה על כמות ההדפסות. מערכות שכאלו יוצבו לצד המדפסת ויעקבו אחרי המסמכים המודפסים. כמו כן, יוכלו המערכות לבצע פילוחים ולזהות חריגות. כמובן שהעובדים ידעו כי ישנה מערכת אשר מפקחת על פעילותם ויזהרו.
מעבר לזאת, ההדפסות יצאו במהירות כך שלא ייווצרו מצבים בהם ימצאו מסמכים ללא כתובת ולא ייווצר מצב בו המסמכים יהפכו לערימות. כמו כן, במידה ומסמך כלשהו לא ייאסף אחרי זמן מסוים הוא ימחק מהרשימה- דבר אשר ימנע את הדפסתו החוזרת.
באמצעות המערכות הייעודיות יהיה ניתן לא רק לחסוך בעלויות ההדפסה, לשמור על הסביבה, לאפשר לעובדים להדפיס בכל שעה (לא כפי שהוחלט בחברות רבות בתחילת הדרך- להגביל את שעות ההדפסה לשעות הפעילות) וכו', יהיה ניתן גם לנהל את ההגדרות של ההדפסה, לטפל בתקלות במהירות ולשמור על רמת אבטחה גבוהה- כך שמסמכים חשובים ורגישים ישמרו ולא יחשפו.
זה לא רק עוד דף- זה רק מתחיל בדף אחד
באמצעות יישום הטיפים אשר הוזכרו יהיה ניתן לאפשר לעובדי העסק לייעל את עבודתם ולהפסיק להדפיס מסמכים כפולים אשר מבזבזים כספים, יוצרים בלגן ופוגעים בסביבה. כמו כן, יהיה ניתן למנוע הגבלות לא נעימות כמו הגבלת שעות ההדפסה לשעות מסוימות והאווירה הטובה תשמר. במידה וכל עובד ייקח אחריות ויבין כי לא מדובר ברק עוד דף- יהיה ניתן להשפיע בצורה ניכרת לא רק על המשרד הבודד אלא על משרדים רבים- דבר אשר יאפשר לכולם להדפיס פחות, להרוויח יותר וליהנות מסביבה בריאה יותר.