מכונת צילום במשרד היא מכשיר שאי אפשר לוותר עליו. כמו בתחומים אחרים גם תחום מכונות הצילום עבר קפיצת מדרגה טכנולוגית בשנים האחרונות, ואיתו גוברת המגמה של השכרת מכונות צילום כתחליף לרכישה.
גם בעידן הטכנולוגיה המתקדמת ללא נייר אין אפשרות לנהל משרד מודרני ללא צורך בנייר, במסמכים כתובים או בתצוגה פיזית של תרשימים ושרטוטים. גם אם ישנה אפשרות לחתימה דיגיטלית או לשליחת פקס ממוחשב, עדיין קיים הצורך לעותק פיזי של המסמך. אם בעבר מכונת צילום ידעה רק לצלם מסמכים, הרי שכיום מכונת צילום, מצלמת, מדפיסה, שולחת פ
קסים, סורקת ולמעשה היא הפכה לחלק איטנגרלי ממערך ניהול המסמכים של כל משרד המכבד את עצמו. ולשם כך נחוצה מכונת צילום טובה, תקינה ומתוחזקת היטב.
כיום השאלה האם לקנות מכונת צילום, נעשית פחות ופחות רלוונטית והתשובה עבור מרבית העסקים והארגונים הקטנים והבינוניים תהיה חד משמעית- לשכור מכונת צילום. בשורות הבאות נביא את היתרונות של אופציית השכרת מכונת צילום ומדוע גם לעסק שלך זה כדאי.
- יתרון מובהק בכל הנוגע להשכרת מכונות צילום טמון בעובדה כי בכל רגע נתון אתם יכולים לשדרג את סוג המכשיר הקיים ברשותכם ולייעל את פעולות השימוש בו בהתאם לפיתוחים הטכנולוגים המתקדמים בענף. בכל רגע ניתן להחליף מכונת צילום קיימת ולשדרג אותה לדגם מתקדם וחדיש יותר, בעלת ביצועים טובים יותר.
- משרד שנעזר בשירותי השכרת מכונת צילום, משלם סכום שנתי קבוע בהתאם לצרכיו והיקף העבודה הדרוש לו, הדבר מקל על תקצוב סעיף ההוצאות לניהול מסמכים. ניהול מסמכים בארגון הופך להוצאה קבועה, הדבר עדיף על פני הוצאות משתנות הכרוכות ברכישת מכונות צילום ועלויות של תיקונים וחלקי חילוף.
- מכונות הצילום של ימינו ערוכות ומתוכננות לעמוד בלחץ עבודה והדפסה רבה, אולם ריבוי הפונקציות בהן גם חושף אותן למגוון של תקלות שמכונות צילום מהדור הישן פחות מכירות. בהשכרה של מכונות צילום אין צורך לדאוג לתחזוקה השוטפת של מכונת הצילום. אם קיימת תקלה, בעיה מכאנית כלשהי- יש למי לפנות והתיקונים כלולים בהסדר. בכל מקרה של תקלה אין צורך לשבור את הראש, טכנאי יגיע יטפל במכונה וישיב אותה לפעילות או יחליף אותה לפי תנאי ההשכרה.
- שירות ההשכרה מחוייב לך- הלקוח. בהשכרה של מכונות צילום על בסיס חודשי או שנתי חברת ההשכרה מחוייבת אליך. לחברת ההשכרה קיים אינטרס ברור לתת לך את השירות הטוב והמהיר ביותר, לכן לא תצטרך להמתין הרבה זמן לטכנאי, לא תצטרך לדאוג לתחזוקה השוטפת של מכונת הצילום- למלא את הטונרים או ראשי הדיו ולרכוש ניירות כל הזמן. אלו פעולות שעולות הרבה כסף ומבזבזות זמן יקר ושעות עבודה רבות.
- ברוב החברות והארגונים מנסים לחשוב ירוק ולהפחית את השימוש בנייר, תופתעו לשמוע שדווקא מכונת הצילום הפכה לחלק חיוני ממערך הציוד המשרדי התומך בגמה הירוקה ולא להיפך. כיצד זה קורה? מכונות הצילום החדשות הן למעשה פונקציונליות המבצעות משימות רבות בניהול מסמכים, כמו למשל סריקה וסליקה, ומשלוח מסמכים אונליין, לרבות שליחת פקסים, מה שמבטל לחלוטין את הצורך להדפיס או לשכפל מסמך רק על מנת לתייקו או לשגרו באמצעות הפקס לדוגמא.