המדפסת היא מכשיר אלקטרוני חשוב במיוחד בעסקים קטנים כגדולים כאחד, והודות להן ניתן לשמור מסמכים חשובים ולגבות מידע על מנת שלא ילך לאיבוד. מגוון רחב של סוגים ודגמים של מדפסות עשוי להוביל לבחירה קשה ומבלבלת. אז איך בוחרים, ועל מה חשוב לשים דגש? טוב ששאלתם.
העולם אמנם הופך אט אט לדיגיטלי יותר, ירוק יותר כזה שעושה פחות שימוש בנייר והדפסות, אך עדיין כל עסק, חברה או ארגון נזקקים לשרותי דפוס ולמדפסת בעסק. תהליך ההדפסה כיום אינו דומה לתהליך ההדפסה בעבר. ההתפתחות הטכנולוגית שחלה בתחום המדפסות הובילה ליצירת שפע מדפסות משוכללות בעלות מגוון רחב של פונקציות והפכה את תהליך ההדפסה למהיר ואיכותי במיוחד. בחירת מדפסת לעסק היא אחת ההחלטות החשובות, אך לא תמיד מתקבלת הבחירה הנכונה, בעיקר בשל חוסר הבנה בתחום. הכנו לכם מדריך מקוצר שיקל על הבחירה.
ניתוח צרכי העסק:
לכל עסק יש צורך ושימוש שונה במדפסת. עסק הכולל עשרות עובדים יזדקק ליותר ממדפסת אחת ועם ביצועים שונים מעסק הכולל מספר מצומצם של עובדים. האם מדובר במשרד עו"ד עם פקידה אחת, או משרד רואה חשבון עם שישה עובדים ויותר. היקף ההדפסה משפיע גם על תחזוקת המדפסת ועל המחיר אותו תשלמו בשימוש עתידי, בעיקר בכל הקשור לחידוש מלאי דיו או טונר למדפסת. המדפסת האידיאלית לעסק שלכם היא זו שיכולה להתמודד עם מספר רב של עמודים, שמציעה עלות הפעלה משתלמת ולא דורשת החלפת דיו בתדירות גבוהה.
סוג המדפסת:
בשוק המדפסות קיימים שני סוגים מרכזיים של מדפסות מדפסות לייזר ומדפסות הזרקת דיו.
מדפסות הזרקת דיו – מדפסות אלו מבוססת על מחסניות של דיו נוזלית, המועברת לדף על ידי עשרות או מאות "מזרקים" או תותחים זעירים באמצעות חימום או ע"י לחץ גבוה. מדפסת הזרקת דיו מתאימה בעיקר למשרדים ועסקים קטנים, אך פחות אמינה ויעילה בהדפסה של כמויות גדולות זאת בשל עלויות הדיו. היתרונות של מדפסת הזרקת דיו על פני לייזר כוללים פשטות הפעלה, והתחלת הדפסה מיידית, יכולת להדפיס על חומרים שונים (כמו למשל דפי כרומו או בדים),מדפסת קומפקטית וקטנה מאד, מחיר התחלתי נמוך במקרים ואין צורך הריבוי הדפסות ואיכות הדפסה גבוהה לתמונות.
מדפסת לייזר – מדפסות לייזר עובדות על קרן לייזר ועל טונרים. מדפסות לייזר מאופיינות במהירות הדפסה גבוהה. ובהדפסה ברזולוציות גבוהות, זאת הודות לשימוש עם טונר למדפסת. מדפסת לייזר מתאימה לרוב העסקים, ההדפסה במדפסת לייזר חסכונית יותר בהשוואה לעלויות ההדפסה במדפסות דיו כאשר מדברים על כמות גדולה של הדפסות, הן אמינות ומדפיסות במהירות גבוהה.
מדפסות משולבות – אם אתם עסק קטן והמשרד הוא אצלכם בבית או קיימת אצלכם מגבלה של מקום כדאי שתכירו את המדפסת המשולבת. מדובר במדפסת הכוללת תכונות נוספות כגון צילום, פקס, סריקה ושליחת מייל וכל זאת תחת מכשיר משוכלל אחד. כיום יותר ויותר בתי עסק בוחרים במדפסות משולבות בשל היתרונות הקיימים במכשיר, מעבר לחיסכון בשטח ובמקום יקר, רוב המדפסות המשולבות מגיעות עם חיבור אלחוטי למחשב, עם מזין מסמכים אוטומטי ושלל פיצ'רים טכנולוגים מתקדמים.
הגדרת תקציב: רכישת המדפסת היא הוצאה ראשונית וחד פעמית, אליה מתלוות בהמשך הוצאות נוספות של דיו או טונר ונייר להדפסה. העריכו מה כמות ההדפסה החודשית שלכם, ומהו סוג ההדפסה הנדרשת. אם העסק שלכם משתמש רק בהדפסות בשחור לבן, רכישת מדפסת לייזר עם טונר צבעוני תהיה בזבוז משאבים כספיים לשווא.
לסיכום לפני קניית מדפסת לעסק קטן יש לפעול לפי הסעיפים הבאים:
- אפיון צרכים וגיבוש תקציב ראשוני לקניית המדפסת.
- עריכת סקר שוק והשווה בין הדגמים השונים.
- בחירת מדפסת חסכונית בדיו ונוחה לשימוש.
- לעסק קטן/בינוני ניתן לבחור הוא במדפסת לייזר או במדפסת משולבת. צבע או שחור לבן בהתאם לדרישות והאפיון שעשיתם.