מכונת צילום מהווה משתנה חשוב מאד במשוואת הציוד המשרדי, אשר אין עסקים רבים שיכולים להתנהל בלעדיו. בתור מנהל הרכש של ארגון מסוים הוטלה עליך משימה שנראית בסיסית, אבל בפועל היא לא בהכרח פשוטה: לבחור את המדפסת האידיאלית עבור העסק. אתה מתחיל לבחון את שדה המשחק ומגלה שיש בו לא מעט מותגים, אופציות ופונקציות שצריך להתחשב בהן. המאמר הבא יספק לך תשובות לשאלות העיקריות שצריכות לעלות אצלך בשלב הזה.
התאמה לצרכים
את סוגי המדפסות השונים המוצעים כיום אפשר לחלק למספר סוגים. האבחנה העיקרית שנעשית היא בין מדפסת לייזר למדפסת הזרקת דיו, כאשר לכל אחת יש מאפיינים ויתרונות משלה. מדפסות הלייזר נחשבות לבחירה המקובלת כיום בשל מהירות ההדפסה הגבוהה, העלות היחסית הזולה של דף מודפס והאמינות הגבוהה שלהן. איכות ההדפסה כאן היא בהחלט גבוהה, גם אם לא תמיד ברמה של מדפסות הזרקת הדיו המצטיינות יותר בהדפסה של תמונות ואלמנטים גרפיים מובהקים (שרטוטים, מפות וכן הלאה). הגבולות כיום בתחום המדפסות הם לא של שחור ולבן – זה לא שמדפסות הלייזר מתאימות רק למי שמחפש כמות או מהירות בעוד מדפסת הזרקת הדיו למחפשי האיכות – אבל אלו נקודות האחיזה שיכולות ללוות אתכם.
כמו בהרבה דברים אחרים הקשורים לניהול עסק, גם כאן צריך להגדיר את צרכי העסק הנקודתיים ולראות איזה מוצר מספק להם את המענה הרחב ביותר. על סמך ניסיון העבר או ההערכות מושכלות אפשר להעריך מהי כמות הדפים המודפסים הצפויה והתדירות של ההדפסה. בהמשך לכך יש לראות לא רק מהו סוג המדפסת אלא גם מה קצב ההדפסה שלה.
האם כדאי להעדיף מותג?
רוב המדפסות המוצעות כיום בשדה המשחק הן של השחקניות הגדולות והמוכרות בתחום, ,אבל גם ביניהן עשוי להיות שוני ברמת המותג העומד מאחורי המדפסת. בתור מנהל רכש אתה צריך לזכור שמדפסת מלווה את העסק תדירות, ושתקלה בה עלולה להביא לשיבוש פעילות העסק – שיבוש שמשמעותו פגיעה בשגרת העבודה, במאזנים הכספיים וגם לעיתים בתדמית.
בתנאים האלה אפשר כן להעדיף את המותגים המוכרים יותר, גם אם המחיר הראשוני שלהם נראה גבוה יותר, וזאת על רקע האמינות הגבוהה ופוטנציאל הבלאי הנמוך. עם זאת לכל מדפסת יש חוקים משלה מהבחינה הזו.
היתרונות של מכשירים משולבים
פעם, כל אחד ממכשירי החשמל המשרתים את העסק היה מגיע בנפרד. כך היה ניתן לרכוש מדפסת, פקס, מכונת צילום, סורק ועוד. במהלך השנים נכנסו לתמונה והפכו לפופולאריים במיוחד המכשירים המשולבים, הכוללים מספר פונקציות במכשיר אחד. מדפסות המשמשות גם מכונות צילום לעסקים, סורקים או מכשירי פקס נחשבות לחסכוניות במיוחד מבחינת המקום שהן תופסות בחלל המשרד, סוגיה שצריך להתייחס אליה על רקע העובדה שבדרך כלל מדובר בחלל מצומצם.
חשוב לא פחות להדגיש שמבחינה כלכלית המכשירים המשולבים נחשבים לזולים יותר מאשר רכישה של כל אחד מהמכשירים בנפרד.