פתרונות הדפסה חסכוניים: מקסום יעילות עם מכונות צילום משרדיות

משרדים וחברות מחפשים כל הזמן פתרונות לייעל את תהליכי ההדפסה והצילום, למצוא פתרונות הדפסה חסכוניים ולמקסם את היעילות של מכונות הצילום המשרדיות.
החוכמה היא – לנקוט בכל הצעדים הללו מבלי להתפשר על איכות ההדפסה ועל צרכי המשרד היומיומיים.
נקיטת אמצעים אלו ושימוש באסטרטגיות חיסכון יכולים להוביל את העסק לחיסכון משמעותי בתחום זה ולפרודוקטיביות טובה הרבה יותר.
כך העסק יכול לאזן את הוצאותיו ולשלב בכך יעילות רבה.
איזון בין עלויות ההדפסה לבין הצורך בהדפסה וצילום של מסמכים איכותיים מחייב כל עסק להעריך את נפח כמות ההדפסה שלו ואת סוגי עבודות הדפסה השכיחות בו.
עסק שיקבל החלטות מושכלות שמתאימות למגבלות התקציביות שלו וכן לדרישות ההדפסה, הינו עסק חכם שיודע לחסוך במשאביו.
בכתבה זו תוכלו לקרוא טיפים לפתרונות הדפסה חסכוניים של מכונות צילום משרדיות, שאנו מקווים שיתרמו לכם.

טיפים חשובים לפתרונות הדפסה חסכוניים

הדפסה דו צדדית

אחת הדרכים הקלות ביותר לחסוך בעלויות ההדפסה היא הדפסה דו-צדדית.
למה הכוונה?
בהדפסה דו צדדית מדפיסים על שני צידי אותו הנייר ולא לוקחים דף אחר כדי להמשיך ולהדפיס את אותו המסמך.
הצעד הפשוט הזה יכול לחסוך משמעותית בהוצאות רכישת הנייר במשרד.
ניתן לבצע הדפסה דו צדדים באחת מהדרכים הללו:

• להוציא הדף ולהפוך אותו לצד השני כשהמודפס בו פונה למטה.
• דרך נוחה הרבה יותר ושיכולה לחסוך גם זמן באם מדובר על כמות גדולה של הדפסה היא לשנות את הגדרות המדפסת ל"הדפסה דו-צדדית" באופן ידני בכל פעם שרוצים להדפיס או עדיף – להגדיר "הדפסה דו-צדדית" כברירת מחדל.

לכוון את המדפסת למצב הדפסה חסכוני – אקו (ECO)

כשמגדירים את המדפסת למצב ECO היא "יודעת" שעליה להפחית את זרימת כמות הדיו בעת ההדפסות.
פעולת המדפסת בצורה זו חוסכת הן בנייר והן בדיו.

לבחור בקפידה את המדפסת

סוג המדפסת משפיע בצורה משמעותית על עלויות ההדפסה.
כשמחפשים מכונות צילום משרדיות חשוב לבחור מראש במדפסת חסכונית באנרגיה, שמשתמשת במחסניות דיו או טונרים חסכוניים של דיו כדי להוציא צילומים והדפסות.
בעת בחירת מכונות צילום משרדיות חשוב לקחת בחשבון מהו המכשיר המתאים ביותר לפעילות המשרדית ולהיקף הצילומים וההדפסות הנדרשים.
לפני הקנייה חשוב גם להיות מודעים לעלויות ארוכות טווח הכרוכות במדפסת, כגון: חומרים שמתכלים, עלות הדיו, עלות התחזוקה וצריכת האנרגיה שלה.
למדפסות הזרקת דיו יש עלויות נמוכות והן מתאימות לעסקים עם צרכי הדפסה מתונים.
לעומת זאת, מדפסות לייזר הינן יותר יקרות, אך בהן עלות הדפסת כל עמוד הינה נמוכה יותר ומהירות ההדפסה שלהן גבוהה יותר.
בשל כך הן יותר מתאימות לעסקים שיש להם נפח הדפסה גבוה.

האם לקנות מדפסת צבעונית או שחור לבן?

אם מדפיסים במשרד מסמכים או צילומים בעיקר בשחור לבן אין צורך להשקיע יותר תקציב ולקנות מדפסת צבעונית.
במקרה כזה מתאימה יותר מדפסת שחור-לבן שעלותה נמוכה יותר.

בחרו בדיגיטציה וניהול מסמכים דיגיטליים

עוד דרך מומלצת לחסוך בעלויות ההדפסה ולמקסם את יעילות מכונות צילום היא לעבוד באופן דיגיטלי ומקוון בתדירות גבוהה יותר: לאחסן מסמכים בענן, ליצור רשת מחשבים במשרד, לעשות שיתוף במסמכים דרך המייל בין העובדים וכדו'.
העבודה במשרד עם רשת מדפסות, אחסון וגיבויים בענן יכולים לשפר מהותית את העלויות.

להוריד את איכות ההדפסה

דרך הגדרות מכונת הצילום וההדפסה ניתן להפחית במקצת את איכות ההדפסה כדי לחסוך בדיו.
הורדת איכות ההדפסה אינה משפיעה בצורה מהותית על הדפסה או על צילום מסמכים, אך כן יכלה להיות מורגשת בתמונות.

לא להחליף באופן מידי את מחסניות הדיו או הטונרים כאשר מתקבלת הודעה שהם ריקים –
ניתן להוציא אותם ממקומם, לנער אותם כדי לשחרר צבע שנצמד לדפנות ואז להחזירם למכונה.
כך ניתן להדפיס בהם עוד תקופת מה עד שייגמרו לחלוטין.

הקפדה על תחזוקת המדפסת

הקפדה על תחזוקה שגרתית ומוקפדת של מכונות הצילום המשרדיות  בהתאם להמלצות היצרן הינה הכרחית לחסכון בשימוש בהן.
תחזוקה שוטפת מורידה את הסיכון להתפתחות תקלות, להחמרת תקלות קיימות ולתיקון ללא דיחוי של בעיות שמתגלות.
כל אלו יכולים לחסוך למשרד הוצאות בטווח המיידי והרחוק יותר.

לעקוב אחרי שגרת ההדפסה של העובדים

סעיף זה הינו חשוב במיוחד, כי חלק מהבזבוז הכספי הכרוך בצילומים, סריקות והדפסת מסמכים יכול להיגרם בשל התנהגות הדפסה לא חסכונית של העובדים, כמו למשל: ביצוע הדפסות שלא לצורך, במקום למשל להעביר את המסמכים דרך המייל.
במשרד שבו יש קוד משתמש לכל עובד הניגש למכונת הצילום, ניתן לאתר את העובדים הבעייתיים ולדבר אתו על התנהלותם.

לסיכום, ניתן בהחלט למקסם את יעילות מכונות הצילום ולמצוא פתרונות הדפסה חסכוניים שיקטינו את התקציב המשרדי המוקדש לנושא ההדפסה והצילום – כל עוד תקפידו על ההמלצות שקראתם למעלה.