ניהול הדפסות במשרדים ובעסקים הינו חיוני לפעילות היעילה של כל עסק.
לכן, עסקים ומשרדים בתחומים שונים מנהלים את ההדפסות שלהם במערכת קשר פנימית המשפרת את יעילות העבודה, חוסכת באנרגיה ובתקציב, מגבירה את השליטה על ההדפסות, מאפשרת הדפסה מרחוק בלי הגבלה של זמן ושעות ולאוו דווקא בשעות העבודה של המשרד.
אלו פתרונות ניהול הדפסה קיימים למשרדים ולחברות?
למשרדים ולחברות קיימים פתרונות של ניהול הדפסה במערכת קשר פנימית של העסק. את מערכת הקשר יש צורך, כמובן, להתאים לסביבת העבודה הייחודית של כל משרד או חברה.
מהן מדפסות רשת?
מדפסות רשת הן מדפסת שמחברים אותן לרשת התקשורת בחברה וכך עובדים במחלקות השונות יכולים להשתמש בהן (כמובן – רק אלו המחוברים ברשת אליה).
בדרך כלל נהוג למקם את מדפסת/מדפסות הרשת באזור מרכזי במשרד לשימוש כלל העובדים.
חיבור זה מאפשר למדפסות הרשת השונות להדפיס מסמכים ללא צורך בחיבורים בודדים.
ישנם סוגים שונים של מדפסות רשת, כגון מדפסות הזרקת דיו, לייזר, אלחוטיות ומדפסות רב תכליתיות וכן גם בשירותים מבוססי ענן.
ניתן אף לשלוח הוראת הדפסה דרך מכשיר הטלפון הנייד במידה ומורידים את האפליקציה המתאימה ומחברים אותה לרשת.
בתוך רשת ההדפסה נמצאת תוכנה המנהלת את בקשות ההדפסה, מתווכת בין המדפסות בעסק ומספקת ניהול ובקרה על ההדפסה. מנהל התקן של המדפסת משמש כגשר בין מערכת ההפעלה של כל מחשב בעסק למדפסת הרשת. הוא מתרגם את עבודת ההדפסה מהמחשב לפורמט שהמדפסת מבינה.
מערכת הניהול והבקרה יצרת כעין "תור" הדפסה בין כל העובדים השולחים עבודות הדפסה והבקשות משלחות להדפסה לפי סדר קבלתן.
דרך זו מבטיחה הדפסה מסודרת ומאורגנת בסביבת העבודה העמוסה תמידית.
רוב המדפסות מיוצרות כך, שתהינה מוכנות לחיבור לרשת ולכן יש בהן חיבורים לרשת ה- WiFi ואין כל צורך להוסיף להן חומרה או תוכנה נוספת.
היתרונות של הדפסת רשת במקומות העבודה
- שיתוף קל ופשוט בין משתמשים מרובים
- בקרה וניהול – שליטה על הגדרות המדפסת, האבטחה, איכות ההדפסה כולל רזולוציה, איכות הצבע ואפשרות להדפסה
דו-צדדית, הגדרת סיסמאות, הרשאות ומשתמשים. - ניתן לנטר את מצב המדפסת ולאתר תקלות
- הפחתת עלויות בקניית מדפסות בודדות עבור כל מחשב
- צמצום השימוש בנייר
- ניתן להשתמש בתוכנות הדפסה החוסכות בשימוש בטונר
- שיפור הפרודוקטיביות והיעילות בעבודה
- שיפור שיתוף הפעולה בין צוותי העבודה במחלקות השונות
- סיוע בשיפור האבטחה במקום העבודה והגבלת משתמשים
- להדפסת הרשת יש תוכנת חיסכון באנרגיה כדי לתמוך בשמירה על הסביבה וכדי ולהפחית את עלויות החשמל.
- מזעור עלויות התחזוקה
הדפסה מרחוק
בהדפסה מרחוק ניתן לשלוח עבודת הדפסה ממחשב או מטלפון נייד למדפסת שאינה מחוברת ישירות למכשירים אלו. עובדה זו מאפשרת נתינת פקודות הדפסה גם כשהעובד אינו נמצא פיזית במקום העבודה.
מדפסות הרשת תומכות בהדפסה מרחוק באמצעות חיבור אלחוטי דרך רשתות שונות, כגון: WiFi או אינטרנט, שירותי ענן, דואר אלקטרוני או מדיה חברתית.
חשוב עם זאת לוודא, שהגישה מרחוק תהיה מוגדרת בצורה מאובטחת – כדי למנוע גישה לא מורשית למידע רגיש.
ניתן להדפיס מרחוק באמצעות:
- שירותי הדפסה בענן
- אפליקציות הדפסה ניידות
- גישה לשולחן עבודה מרוחק (RDP)
- דוא"ל להדפסה
- מדפסות המחוברות לרשת
מהם היתרונות של הדפסה מרחוק?
- ניתן להדפיס מכל מכשיר – אם זה ממחשב, מטאבלט, מטלפון נייד וכדו'.
- חיסכון כספי – ההדפסה מרחוק מבטלת את הצורך לקנות עוד מדפסות ולשלם עליהן גם הוצאות תחזוקה ותיקונים.
בצורה זו, כמות גדולה של משתמשים יכולים להדפיס במדפסת אחת. - ניתן להדפיס מכל מקום – העובד יכול לשלוח הדפסה מכל מקום בו הוא נמצא ולאוו דווקא אם הוא נוכח פיזית במשרד או בעסק.
- אין תלות בשעות העבודה של המשרד – מכיוון שניתן לשלוח הדפסות מכל מקום ובכל שעה, אין צורך להתאים את שליחת ההדפסה לשעות העבודה במשרד.
השכרת מדפסות לעסקים
בחברת מימד – צילום והדפסה במימד אחר – ניתן להשכיר מדפסות לעסקים.
ניתן לציין, מספר יתרונות של השכרת מדפסות לעסקים על פני קניית מדפסות:
- השכרת מדפסות לעסקים כוללת אספקה קבועה של דיו, טונרים ושירותי תחזוקה שוטפים ללא תשלום נוסף על החיוב החודשי
- ניתן להשכיר את המדפסות לעסקים מבלי שהלקוח ישלם עבורם מקדמה כלשהי, למשך הזמן שייקבע מראש בין חברת מימד לעסק. רק לאחר שהלקוח מדווח על שביעות רצונו – יחול עליו תשלום השכירות החודשי. עד אז יחויב על פי פעימות מונה לכל הדפסה.
- השכרת מדפסות לעסקים קטנים הינה משתלמת מכיוון שהשכירות חוסכת להם את עלויות קניית המדפסות.
- השכרת מדפסות לעסקים עונתיים – הינה משתלמת מכיוון שהם משתמשים במדפסות בעונת הפעילות שלהם ומחזירים אותן לחברה לאחר מכן. כך אינם צריכים להתחייב לאורך זמן.
- משרדים הפועלים ממיקום זמני יכולים להרוויח מהשכרת מדפסת כי מה שהם זקוקים לו זו גמישות בהתאם לשינויים במקום פעולתם.
לסיכום, אנו נוכחים לדעת שהקמת רשת מחשבים ומדפסות בעסק הינה אלמנט המשפר את יעילות העבודה וחוסך בזמן ובאנרגיה.
כמו כן, השכרת מדפסות לעסקים הינה משתלמת וכדאית.