מכונת צילום במשרד היא מכשיר שאי אפשר לוותר עליו. כמו בתחומים אחרים גם תחום מכונות הצילום עבר קפיצת מדרגה טכנולוגית בשנים האחרונות, ואיתו גוברת המגמה של השכרת מכונות צילום כתחליף לרכישה.
גם בעידן הטכנולוגיה המתקדמת ללא נייר אין אפשרות לנהל משרד מודרני ללא צורך בנייר, במסמכים כתובים או בתצוגה פיזית של תרשימים ושרטוטים. אם בעבר מכונת צילום ידעה רק לצלם מסמכים, הרי שכיום מכונת צילום מצלמת, מדפיסה, שולחת פקסים, סורקת ולמעשה היא הפכה לחלק אינטגרלי ממערך ניהול המסמכים של כל משרד המכבד את עצמו.
האם עדיין באמת צריך מדפסת במשרד?
רבים נוטים לחשוב שהטכנולוגיה של ימינו, שללא ספק מתקדמת מאי פעם, הופכת את הנייר למיותר. לראיה, אנחנו משתמשים יותר בדואר אלקטרוני ופחות במכתבים ומעטפות, אנחנו שולחים ומקבלים יותר ויותר קבלות וחשבוניות דיגיטליות במקום מודפסות, ואפילו לסופרמרקט רבים כבר הולכים עם רשימת קניות על גבי הסמארטפון ולא כתובה על נייר.
אלא שבפועל, במיוחד במשרדים ובמוסדות, הנייר עדיין לא נעלם לגמרי. על אף האפשרות להציג פרזנטציות על גבי טאבלטים, רבים מעדיפים להדפיס ולחלק עותקי נייר עבים לכל משתתף. האפשרות לסמן נתונים על גבי מסך כבר קיימת, אך עדיין נוח מאוד להדפיס טבלאות ולסמן בעזרת עטים. לרוב הסטודנטים הרבה יותר משתלם להדפיס או לצלם חומר מאשר לרכוש מחשב נייד.
מכונת הצילום היא הכרחית כמעט בכל משרד ולמרות שהעידן כיום הוא עידן דיגיטלי ולא מודפס, מכונת הצילום עדיין רלוונטית ונעשה בה שימוש יומיומי רב. ולשם כך נחוצה מכונת צילום טובה, תקינה ומתוחזקת היטב.
השאלה המאה מיליון: לקנות או להשכיר?
כיום השאלה האם לקנות מכונת צילום, נעשית פחות ופחות רלוונטית והתשובה עבור מרבית העסקים והארגונים הקטנים והבינוניים תהיה חד משמעית – לשכור מכונת צילום. אלמנט ההשכרה לעומת הקנייה הפך לפופולארי מאוד בעשורים האחרונים ולא רק בתחום הנדל"ן אלא בתחומים אחרים כמו רכבים, ציוד משרדי וציוד היקפי.
ההשכרה מאפשרת מגוון של יתרונות על פני קניה ורכישה, בעיקר מפני שלשוכר ישנן פריווילגיות הנוגעות להיותו מקבל שירות ולא בעל המוצר. מצב זה רלוונטי במיוחד לציוד משרדי הכולל ריהוט ומוצרי חשמל כמו מכונת צילום.
גמישות טכנולוגית שחסכה הרבה כאבי ראש
היתרון המובהק בכל הנוגע להשכרת מכונות צילום טמון בעובדה כי בכל רגע נתון אתם יכולים לשדרג את סוג המכשיר הקיים ברשותכם ולייעל את פעולות השימוש בו בהתאם לפיתוחים הטכנולוגים המתקדמים בענף. בכל רגע ניתן להחליף מכונת צילום קיימת ולשדרג אותה לדגם מתקדם וחדיש יותר, בעלת ביצועים טובים יותר.
כאשר אתם רוכשים מכונה והצרכים של השימוש בה משתנים, אתם למעשה "תקועים" עם המכונה שבבעלותכם וצריכים לרכוש אחת חדשה שתתאים לצרכים החדשים שלכם. דבר זה משמעותי במיוחד כאשר מדובר על הגדלת היקף העבודה במכונת הצילום ועל דרישות לצילום בצבע.
דמיינו מצב בו אתם רוכשים מכונת צילום ולאחר כמה חודשים יוצא לשוק דגם משוכלל מאוד שמציע דיו במחיר נמוך או מהירות גדולה יותר של הדפסה. ברגע שאתם שוכרים מכונה, אתם יכולים לאפשר לעצמכם לשדרג את המכונה שברשותכם למכונה מתקדמת יותר, ולא לוותר על ההתפתחות הטכנולוגית שיכולה לסייע לבית העסק.
חיסכון כספי שמתרחב בזמן
משרד שנעזר בשירותי השכרת מכונת צילום, משלם סכום שנתי קבוע בהתאם לצרכיו והיקף העבודה הדרוש לו, הדבר מקל על תקצוב סעיף ההוצאות לניהול מסמכים. ניהול מסמכים בארגון הופך להוצאה קבועה, הדבר עדיף על פני הוצאות משתנות הכרוכות ברכישת מכונות צילום ועלויות של תיקונים וחלקי חילוף.
מכונות צילום משרדיות או מדפסות משרדיות הן עניין יקר למדי, במיוחד כאשר ההתפתחות הטכנולוגית גורמת למכשירים החשמליים עצמם להתפתח ולהפוך מתוחכמים יותר ויותר. כיום למשל ניתן בעזרת מכשיר אחד לצלם ולהדפיס גם בשחור לבן וגם צבעוני, גם על דפי A4 וגם על גדלים אחרים, וכל מכשיר מסוגל גם לסרוק ולפקסס.
עלות קניית מדפסת משולבת, משוכללת וחדשנית הינה גבוהה הרבה יותר מעלות ההשכרה שלה. החיסכון הכספי גם מתבטא בעלויות השוטפות של הדיו למדפסת שהינן גבוהות, משום שאספקה שוטפת של ציוד למדפסת כלולה במחיר ההשכרה שלה.
התאמה מושלמת לגודל ולסוג העסק
כשבעל המשרד בוחר להשכיר מדפסת או כמה מדפסות הוא יכול להתאים את מספר המדפסות הדרוש לו לפי עומס העבודה במשרד. כך, שבתקופות שיש במדפסות הרבה שימוש הוא יכול לקחת כמה מדפסות ובתקופות חלשות יותר הוא יכול להמעיט את מספרן ולהחזיר כמה מהן לחברת ההשכרה. זה מה שנקרא יעילות וחסכנות.
השכרת מדפסת מתאימה מאוד לעסק חדש שאינו בטוח עדיין בהיקף השימוש שיצטרך לעשות במדפסת. כמו כן, עלות קניית מדפסת הינה גבוהה ואם ניתן לחסוך אותה בזמן הקמת המשרד – מה טוב. בעסק חדש גם לא בטוח האם יהיה צורך במדפסת אחת או יותר ועדיף לא לקנות מראש כמה מדפסות.
בפתיחה של בית עסק חדש לא תמיד ברור מה יהיו הדרישות שהעסק יצטרך לספק ולכן כדאי להימנע מהוצאות כספיות מיותרות. אם ברשותכם עסק חדש, או פרויקט חדש, ואינכם יודעים עדיין עד כמה באמת תזדקקו למדפסת, אתם מוזמנים להשכיר את המכונה ועל ידי כך לפתור את הבעיה.
המדפסות המשולבות של היום – פתרון הכל-באחד
מדפסות משולבות להשכרה הן מוצר חובה ברוב בתי העסק והמשרדים, ועקב התפתחות העולם הטכנולוגי, שודרגו המדפסות והן עונות כיום על צרכים מרובים ומגוונים. כיום ניתן לרכוש מדפסות משולבות צבעוניות, שחור לבן, משולבות מדפסת, סורק ופקס ואף כאלו המתחברות אל רשת האינטרנט ואל רשת מקום העבודה.
הדבר הופך את מכונת הצילום לחלק אורגני מהתנהלות ועבודת המשרד ועל כן, הימצאותה בבית העסק מהווה יתרון משמעותי. למרות זאת, לא חייב לרכוש מדפסת, אלא קיימת האופציה של השכרת מדפסת משולבת מה שיכול להיות כדאי מאוד לבית העסק ויעיל למגוון של תחומים.
במידה ותרצו לשדרג את המדפסת השכורה שברשותכם או להחליפה באחרת – אתם פונים לחברת השירות וזו יכולה להמליץ בפניכם על המדפסת המשוכללת והחדשנית ביותר המתאימה לצרכי המשרד שלכם. כך ניתן גם להתנסות בסוגי מדפסות שונות ולבחור מביניהן את המדפסת המתאימה ביותר לעסק.
לסיכום,שירות ההשכרה מחוייב לכם – הלקוח. בהשכרה של מכונות צילום על בסיס חודשי או שנתי חברת ההשכרה מחוייבת אליכם. לחברת ההשכרה קיים אינטרס ברור לתת לכם את השירות הטוב והמהיר ביותר, לכן לא תצטרכו להמתין הרבה זמן לטכנאי, לא תצטרכו לדאוג לתחזוקה השוטפת של מכונת הצילום – למלא את הטונרים או ראשי הדיו ולרכוש ניירות כל הזמן.
השכרת מדפסת ולא קנייה, לעסק חדש הינה החלטה נכונה המונעת הוצאות כספיות מיותרות. ניתן להשכיר מדפסת בחלוקה לתשלומים נוחים וגמישים בהתאמה ליכולת הכספית של כל משרד. אם כבר היום מכשירי החשמל שלנו מתוחכמים להפליא ומסוגלים לעשות כל כך הרבה דברים חדשים ומופלאים, מי יודע מה מכונות הצילום והמדפסות של העתיד תוכלנה לעשות עבורנו.