הדפסת חשבוניות

כל מי שיש לו עסק משלו או שהוא מוגדר כעוסק מורשה חייב להכין לעצמו חשבוניות שאותם ייתן ללקוחות שלו עם כל תשלום. כך אומר החוק, ולא ניתן להתחמק ממתן חשבוניות מבלי לעבור על החוק. לכן, על כל עסק לדאוג לתחום של הדפסת חשבוניות ולעשות זאת בצורה היעילה, החכמה והזולה ביותר. יש כמה דרכים להדפסת חשבוניות – הזמנת החשבוניות ישירות מבית הדפוס, הדפסת חשבוניות דרך חברה העוסקת בכך וגם כמובן – הפקת חשבוניות ישירות מאתר אינטרנט העוסק בתחום. לכל אופציה יש יתרונות וחסרונות וכל עסק צריך לעשות את השיקולים שלו ולהחליט מה הכי מתאים לעסק שלו. עוד על נושא חשוב זה בכתבה הבאה.

הדפסת חשבוניות – האופציות הקיימות

כל עסק חייב להדפיס פנקסי חשבוניות והפנקסים הללו הם למעשה פרטי חובה בכל עסק ואצל כל עוסק מורשה. אך את הדרך להדפיס את החשבוניות ניתן בהחלט לבחור. יש כאלה שמעדיפים חשבוניות סטנדרטיות ורגילות (עם שם העסק, פרטי התקשרות ומקום למילוי הפרטים והסכומים), ויש כאלה שמעדיפים חשבוניות מעוצבות ואישיות יותר. רבים בוחרים להזמין את החשבוניות ישירות מבית הדפוס (וכך גם לחסוך כסף כי ישנם פחות "מתווכים" בדרך), אך רוב החברות מזמינות את החשבוניות דרך אתרי אינטרנט העוסקים בתחום או דרך חברה העוסקת בהדפסת חשבוניות (חברה זו היא שעובדת מול בית הדפוס). כמובן שככל שיש יותר "ידיים" העוסקות במלאכה, המחיר הוא גבוה יותר ולכן בדרך כלל הזמנה ישירות מבית הדפוס או מהאינטרנט תהיה זולה יותר מאשר דרך חברה העוסקת בתחום.

הדפסת חשבוניות – דגשים חשובים

חשוב מאוד שהחשבונית תהיה בהתאם לסטנדרטים המקובלים ושיופיעו בה כל הפרטים שאמורים להופיע על החשבונית, בין היתר – שם העסק או העוסק המורשה, הכתובת, טלפונים, מספר החשבונית (זהו מספר סידורי), מספר העסק או מספר עוסק מורשה וכמובן – פרטים אודות השירות הניתן והמחיר שניתן עבורו. בחלק מהחשבוניות יש גם מקום למילוי מספר הצ'ק, הבנק ומספר החשבון, אך יש גם חשבוניות ללא הפרטים הללו. חשוב מאוד שבכל פנקס חשבוניות יהיו לכל חשבונית 3 העתקים (העתק אחד למקבל השירות ושני העתקים שנשארים אצל העסק). עסק הרוצה חשבוניות מעוצבות ומיוחדות יותר, צריך ליצור אותן בעצמו (באמצעות בית דפוס) אך זה כמובן עולה מעט יותר. לגבי המחירים – המדובר בסעיף זול במיוחד בתקציב של כל חברה. פנקס חשבוניות פשוט עולה החל מכמה עשרות שקלים בלבד, וכל עסק יכול להרשות זאת לעצמו. כמובן שככל שיש לעסק יותר חשבוניות להנפיק, כך העלות של סעיף זה בתקציב העסק היא גבוהה יותר. אך יש בהחלט דרכים להוזיל עלויות, למשל באמצעות הפקת חשבוניות באינטרנט.

הפקת חשבונית דרך האינטרנט

הטרנד החדש בתחום החשבוניות הוא הפקת חשבונית ישירות מהאינטרנט ללא צורך בהדפס החשבונית עצמה (אלא שליחה ללקוח במייל). לאופציה זו יש לא מעט יתרונות – חיסכון בנייר (ושמירה על איכות הסביבה בזכות חיסכון זה), חיסכון בעלות ההדפסה, אפשרות לבצע גיבוי הולם לחשבוניות, אפשרות לשלוח את החשבוניות בקלות וביעילות במייל ותוספות חשובות כגון הפקת דוחות מגוונים, הנהלת חשבונות ועוד. חשוב לציין כי ברוב המקרים הממשק דרכו מפיקים את החשבוניות הוא פשוט מאוד, ניתן בקלות וביעילות להזין את כל הנתונים ולהפיק את החשבוניות, מבלי להשתמש כלל בעט או בנייר. גם העלות של אופציה זו היא נמוכה יותר ועבור עסקים קטנים ובינוניים היא בהחלט משתלמת.

לסיכום, כל עסק צריך להחליט, בהתאם לתקציב ולצרכים שלו כיצד הוא יבצע את התהליך של הדפסת חשבוניות. מומלץ לא לזלזל בנושא חשוב זה, להתייעץ עם אנשי מקצוע המבינים בתחום ולקבל את ההחלטה הטובה והנכונה ביותר עבור העסק.