מדפסות למשרד הן חלק מהותי מתפקודו היומי של כל משרד בעסק, משרד או חברה.
עם השימוש הנחוץ בהן יש למצוא דרכים לחיסכון בעלויות ושימוש יעיל.
בכתבה זו נציע לכם טיפים כיצד לבחור מדפסת מתאימה לצרכי המשרד שלכם, להשתמש באופן יעיל במדפסות למשרד, להפחית את ההוצאות ולמקסם את יעילותן.
מדוע חשוב לחסוך בעלויות מדפסות למשרדים?
- כדי להפחית את עלויות התפעול שלהן מבחינת קניית ניירות הדפסה, טונרים, דיו והוצאות חשמל.
- כדי לייעל את עבודת המשרד, בעיקר בשימוש במדפסת משולבת המבצעת צילום, סריקה ושליחת המסמכים.
- כדי לשמור על איכות הסביבה וליצור במשרד "סביבה ירוקה" – מדפסת חסכונית ושימוש בחומרי גלם ידידותיים לסביבה מפחיתים את צריכת האנרגיה במשרד ואת הצורך בשימוש בנייר.
טיפים לבחירה ושימוש יעיל במדפסות למשרד
להתאים את המדפסת לצרכי המשרד
לכל משרד יש נפח הדפסות וצילומים הייחודי לו וקשור לגודלו, לעומס העבודה שבו ולמספר העובדים שלו.
לכן, לפני רכישת מדפסת יש לחשוב מהי המדפסת המתאימה ביותר לצרכי המשרד.
הפרמטרים שצריך לשקול הינם:
– נפח ההדפסה היומי או החודשי במשרד -נתון זה הינו חשוב, כי למשרד שיש בו נפח עבודה רב מתאימה מדפסת לייזר ואילו למשרד בעל נפח עבודה מצומצם – מתאימה מדפסת דיו.
– האם יש צורך במדפסת משולבת – יש משרדים הזקוקים למדפסת משולבת המאפשרת ביצוע הדפסה, סריקה, צילום ושליחת פקס. ישנם משרדים שזקוקים רק לפונקציה אחת או שתיים.
אם משרד זקוק לכמה פונקציות עדיף שירכוש מדפסת משולבת ולא כמה מכשירים ייעודיים, מבחינת חיסכון בעלויות.
– האם המשרד זקוק להדפסה שחור לבן או גם להדפסה
בצבע – מדפסת שחור לבן הינה זולה יותר ממדפסת צבעונית.
חיסכון בעלויות של הדיו והטונר
שני המרכיבים הללו – דיו וטונר – הינם חלק משמעותי בעלות תחזוקת המדפסת השוטפת.
ניתן לחסוך בשימוש בהם בעזרת טיפים אלו:
– למלא מחדש את מחסניות המדפסת במקום לקנות מחסניות חדשות. אולם, יש להקפיד שהמילוי ייעשה ע"י ספק אמין שיספק למשרד מילוי איכותי.
– לרכוש מחסניות דיו וטונר תואמות חלופיות, אך לא מקוריות.
שימוש במחסניות אלו ייתן ביצועים טובים להדפסה במחיר נמוך יותר מאשר בעת השימוש במחסניות מקוריות.
ושוב, יש להקפיד שאכן המחסניות החלופיות הינן איכותיות ומבצעות הדפסה טובה ואיכותית.
– להדפסות שאינן צריכות להיות באיכות גבוהה (כמו למשל: הדפסות פנימיות בלבד של המשרד) ניתן לתכנת את המדפסת למצב טיוטה, שמפחית את צריכת הדיו ע"י המדפסת.
שימוש חכם בתכונות המדפסת
למדפסות חדישות יש מגוון פונקציות הפעלה, שמטרתן לתרום לחיסכון בעלויות ההדפסה ולעבודה יעילה.
מומלץ לנצל את פונקציית ההדפסה הדו-צדדית, כלומר: על שני צידי אותו נייר כדי לחסוך ברכישת נייר למשרד.
כמו כן ניתן לתכנת את המדפסת, כך שרק אנשים שמורשים לכך יוכלו להשתמש בה.
והטיפ הנוסף – לשקול אלו מסמכים ניתן לשלוח במייל ואין צורך להדפיס אותם על נייר. ניתן לשמור אותם בקובץ דיגיטלי ואת הקובץ לשלוח במייל.
כך ניתן לחסוך גם בדיו וגם בנייר באותו הזמן ואפילו לתרום לאיכות הסביבה.
בנושא איכות הסביבה מומלץ גם להשתמש בנייר ממוחזר, להפחית עד כמה שאפשר את ההדפסות וכן להעדיף מדפסות בעלות יעילות אנרגטית גבוהה.
להקפיד על תחזוקה שוטפת של המדפסת
כמו כל מכשיר חשמלי, תחזוקה שוטפת מבטיחה ניצול מקסימלי של פוטנציאל המדפסת, מניעת בעיות לטווח הארוך והארכת הזמן בו המדפסת תשרת את המשרד.
מבחינה חיצונית – חשוב לדאוג לניקיון המדפסת כדי למנוע הצטברות של אבק ולכלוך מעליה ובתוכה.
מבחינה פנימית – להקפיד על ביצוע עדכוני תוכנה כדי לשמור על תפקוד מקסימלי של המדפסת ויעילות ההדפסה בעקבות שימוש בטכנולוגיות חדשות.
במידה והמדפסת כבר ישנה, צריך לשקול את כדאיות התחזוקה והתיקונים מול קניית מדפסת חדשה ומודרנית יותר, שתביא לחסכון בעלויות לטווח הארוך.
מעוניין לחסוך בעלויות ההדפסה ולייעל אותה? – רק בחברת מימד
מדפסות למשרד מומלץ לרכוש או להשכיר בחברת מימד – מכונות צילום והדפסה, שהינה חברה כחול-לבן שמתמחה במתן שירותים ופתרונות מתקדמים בתחום הצילום וההדפסה.
החברה מציעה ללקוחותיה מגוון רחב של מוצרים ושירותים, כגון: השכרה או מכירה של מכונות צילום ומדפסות, מדפסות משולבות לצילום, הדפסה, סריקה ופקס.
מוצרי החברה מותאמים לצרכים מגוונים של לקוחות, כמו: שימוש ביתי ועד מדפסות תעשייתיות וגדולות המיועדות למקומות בעלי נפחי עבודה גבוהים.
החברה מספקת שירותים למשרדים, עסקים, חברות ולמוסדות ציבוריים ומציעה ללקוחותיה שפע של אפשרויות מותאמות אישית לצרכי ההדפסה שלהם וכן שירותי תחזוקה ותמיכה טכנית.